當學生在學校出現適應困難，輔導室或諮輔中心常會召開個案協調會，邀請與此個案相關的人員與會討論如何提供適切的協助。立意良善，但在執行上常出現問題。
首先，要先釐清想藉個案協調會達成何種目的？在協助個案的過程，通常考慮兩個方向，第一是讓個案改變自己，藉由輔導/諮商/治療改變個案的思考、情緒與行為，使他適應得更好。但是在某些情況下，光靠改變個案是不夠的，亦即，如果外在壓力太大，個案疲於應付，即使已接受輔導/諮商/治療都難以抵抗，此時要考慮的就是第二個方向—減少環境壓力。在考慮此方向之際，應該已經對個案的問題以及因應壓力的能力作了清楚的評估，同時評估外在環境需要作什麼樣的調整，才能減輕個案的壓力，以免狀況繼續惡化。所以，如果評估的結果是學校內其它的單位或人員需要介入，比如希望教師彈性調整評分方式或出缺席標準等，就有召開個案協調會的需要。亦即，協調會的目的是引進更多的資源來協助個案，究竟需要那些人員及資源，必須在協調會前就仔細評估，相關人員才能參與；基於保護個案隱私，無關的人沒有必要也不能參與。
其次，協調會前的須作足準備。縱使助人者評估需要其它相關人員協助，個案自己的看法與期待如何，必須在協調會前，由輔導老師/治療師在諮商室內先了解並加以溝通。助人者有責任保護個案的隱私，若因需要他人的協助而必須透露部份訊息，必須仔細與個案討論要透露那些相關訊息，在向他人說明時怎麼說、說什麼。一旦討論達成共識，治療師便帶著這些共識參與協調會。若治療師能與個案建立信任關係，個案較能相信治療師會在協調會上保護個案、維護他的隱私，並為個案的最大福祉努力，如此一來，就不會對協調會的過程有太多擔心猜疑，甚至要求參與協調會。
意思是個案不適合參與協調會嗎？的確不適合！理由是在協調會上應讓與會者有充份表達想法、交換意見的空間。一旦個案出席會議，與會者可能擔心傷害個案、或擔心沒有調整對個案的要求會顯得自己冷酷無情而被迫退讓。若個案未成年，召開協調會前也會與家長聯繫，取得相關訊息、了解家長的期待、尋求家長與校方合作。家長是否適合或需要參與協調會，同樣要從會議的目的來考慮，評估家長參與可以達到那些效果、獲得那些助益。
需要召開協調會的個案，都是有嚴重困擾的個案，大多數的教育工作者都會寄予同情，願意付出更多的關心與協助。當然，有時也會出於擔心可怕的結果-像是個案自殺-而想多做一點，避免留下遺憾，同時，不可諱言的，也是為了自保。如果教育人員或治療師陷入這種擔心害怕的情緒，往往會看不清彼此的權責，而產生分工不清角色重疊的問題。常見的情況是，大家都很想幫忙，於是導師、教官、治療師都頻頻約談個案，造成個案的負擔也干擾治療的進行。另一種常見的情況是，在個案沒有要求的情況下，教師主動降低對個案的要求(比如不必上課、交作業等)。當個案適應困難，我們首先要考慮的是提昇個案的適應力，若個案希望老師調整要求，治療師/輔導老師可以與個案討論如何向任課教師表達他的困難，藉此改善他自行解決問題的能力，這是個案成長的機會，不要因為太好心而剝奪它。
綜合言之，個案協調會的目的是引進資源來協助個案，而協調的結果需要與會的相關人員採取一些特別的行動。所謂特別的行動，意指和對待一般學生的方式是不同的，才有召開此會議的必要。如果只是認為「學生問題很大、很危險，要讓大家知道」卻沒有明確的目的-知道之後要採取什麼樣的行動，恐怕開會動機只是出於焦慮，尚缺乏清楚的評估，暫緩開會，治療師等人先整理自己的焦慮擔心害怕，把個案的問題弄清楚，再決定下一步。畢竟，要犧牲個案的隱私，應當有清楚的目的才是。
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